«Бизнес-Интеллект: Документооборот»

В качестве базовой платформы данного прикладного решения использовано программное обеспечение IBM Lotus Domino/Notes. Это программное обеспечение класса "middleware", созданное для повышения эффективности работы сотрудников в коллективе, является мировым лидером продаж в своем сегменте. Lotus предоставляет важнейшие продукты, технологии и услуги для того, чтобы обеспечить потребности организаций в корпоративном обмене сообщениями, коллективной работе и сотрудничестве в групповом информационном пространстве, включая электронный документооборот, а также в синхронной коммуникации и электронном обучении.

Будучи бесспорным мировым лидером в области технологий обмена сообщениями и организации групповой работы, Lotus предлагает программные продукты, с помощью которых сотрудники и подразделения организаций всех размеров могут обмениваться данными, сотрудничать, совместно использовать знания и вести деловые операции как во внутренних масштабах, так и через Интернет.

Информационная система предназначена для автоматизации процессов делопроизводства и документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса. Специально разработанная структура системы обеспечивает необходимую функциональность при минимальных затратах на внедрение.

Система предоставляет всем пользователям единое информационное пространство для работы с документами, внутреннюю электронную почту, механизмы визирования и рецензирования документов.

Особенности.

Система обладает неограниченной масштабируемостью, то есть в систему может включаться неограниченное число пользователей по мере необходимости в процессе развития предприятия.

Высокая надежность системы обеспечивается благодаря использованию уникальных технологий работы с информацией.

Система полностью исключает возможность утери документов.

Система обеспечивает многоуровневую защиту информации от несанкционированного доступа, потери, случайного или намеренного уничтожения или изменения.

При хранении документов система осуществляет их внутреннее кодирование и сжатие, что существенно экономит вычислительные ресурсы.

Система «БИ: Документооборот» выполняет следующие функции:

• Хранение и управление информацией о предприятии, его структурных и территориальных подразделениях, о работниках предприятия и пользователях системы;
• Сбор и хранение информации о предприятиях-контрагентах, их должностных и контактных лицах;
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов организации, ведение соответствующих реестров документов;
• Коллективная подготовка и рецензирование документов, рассылка уведомлений и напоминаний;
• Контроль исполнения документов и заданий с учетом времени исполнения;
• Использование шаблонов типовых документов;
• Автоматизация заполнения полей типовых документов при их подготовке;
• Быстрый поиск зарегистрированных документов;
• Регистрация мест хранения внешних документов на бумажном носителе;
• Защита информации, сжатие и кодирование документов.

Принцип работы системы.

Работа системы основана на наиболее полном использовании возможностей, которые предоставляет платформа Lotus NotesDomino в части удовлетворения современных требований к электронному документообороту, обеспечению стандартов делопроизводства и требований, предъявляемых к защите информации.

В процессе работы система ведет ряд внутренних баз данных. Хранящуюся в них информацию система использует для автоматизации рутинных операций при подготовке документов, а также для обеспечения электронного документооборота организации.

Отличительной особенностью работы системы является то, что в виде документов в системе учитываются не только официальные документы, но и задания, распоряжения, указания, а также результаты коллективной работы групп пользователей. Таким образом с помощью системы можно вести учет не только документов как таковых, но и различного вида работ и проектов.

Любые замечания, рецензии и согласующие записки учитываются и представляются в системе как документы, связанные с основным. При работе система автоматически группирует документы по категориям, авторам, дате создания и обновления и т.д., и представляет пользователям в уже сгруппированном виде. Кроме того, в системе предусмотрен удобный механизм быстрого поиска документов.

В процессе создания документов система использует данные, хранящиеся в базах “Контрагенты” и “Структура”. Это позволяет максимально автоматизировать процесс создания или регистрации документов.